客户接待方案（这样接待，才会让客户开心、领导满意，自己不委屈）

这天，你刚关掉电脑准备下班，领导一个电话飞过来：

“小×，到我办公室来一趟。”没上文，也没有下文。

完了！又犯上事了！！这肯定是你的第一反应。

这不，你怀揣着一颗紧张、惶恐、不安的心，又带着那么丁点进宫面圣的兴奋，推开了领导的门。

“小×，明天省某电视台记者团来司采访，你辛苦点接待一下。”我敢肯定，你耳朵里肯定只听到了“辛苦点“”接待一下”这两个重点词。

两个点之间夹着一个本该休息的时间，真的只是辛苦一点点吗？

这时，你可能仅仅不是有点懵，因为有一大堆的who、when、what、how未知信息敲打着你的每一个脑细胞。

事实上，事情真的可能没有你想象的那么难。只要你掌握几个要领，哪怕你是新手，也能够游刃有余，既能让领导开心，又能让媒体满意。

说白了，就是，二对接，三是吃住行，最后是汇报与报销。

01

先说第一步，请示。

这一步很关键。弄不清楚自己要干啥，那是瞎忙乱忙，到头来只会吃力不讨好，自己委屈了不说，领导还不满意。

既然领导指定你，你首先就向领导明确几个关键点：接待规格，对方联络人，以及自己的任务权限。

毕竟公关接待，异于三两朋友约会，喝茶聊天，吹牛打P，轻松自如。接待因为涉及人员较多，即使吃饭聊天，也是逼格高高，不说全靠装，其实也差不多。

接待规格，说白了就是要弄清楚对方单位级别，和来访人员头头的“官衔”。单位牛、来人级别大，相应地己方接待领导也得高，门当户对嘛。

如果是自媒体，或是一般的垂直媒体小报，比较好安排，没有那么多俗套；如果是行业大媒，甚至是G媒，尤其一听就是SY编制的那种，一定要当心。因为长期TZ内的浸陶熏染，已经习惯于讲规矩，按规矩办事，这时一定要谦卑，始终摆出一副仰慕的姿态。

再说接待规格，可能你的领导事先也不知道，这就需要你第一时间去搞清楚。你需要及时明确对方联络人，通过对方确定来访人员信息，越明了，后面你的接待方案才会越顺利。

再一个重要的事情，就是：一定要明确自己的任务和权限。一个采访团少则三两人，多则十几二十人，涉及事项繁杂，如接待领导邀约，接待室会议室申请，公务车辆申请，参观场地打招呼，一日三餐预定，礼品酒水准备，等等，大大小小的事务，你都要在接待方案中梳理清楚，这样在后面才能有条不紊地推进。

02

请示完以后，你接着要做的事情就是对接。

这个事情不能拖，通常情况下只要不是太晚，你必须第一时间与对方联络人取得联系，以为自己做接待方案争取时间。

称呼嘛，如果你实在不知道怎么称呼，那就含“总”“主任”，或者“老师”，即使明知道对方只是个打杂的，也没关系，毕竟人都有虚荣的一面。

而对接的内容，大体而言，有两个方面：

一是行程方面的对接，要全面掌握来访人员主要领导姓名，职位，人数，需求，出行方式，到达时间，甚至男女，事无巨细，尽量多地了解你需要的信息。

你根据获取的信息，迅速制定接待方案，条例清晰，简洁明了，目的就是告诉领导们什么人，什么事，什么时间来，你怎么推进，相关节点都有哪些人。

如果接待规格比较高，你要第一时间建立接待沟通群，把相关领导和负责人拉进去，把实时动态和工作筹备情况汇报到群里，让领导第一时间掌握你的工作进程。

二是采访提纲的对接，媒体接待一个不同的地方，是前期媒体要与企业之间形成一个提纲，记者用来支撑和串联整个采访计划，而你则用来推动整个活动议程的顺利实施。

而采访提纲的形成，很大程度上又依赖于你提供的相关企业资料。记住，凡是通过你的手出去的企业资料，尤其是经营、财务方面的数据，一定是公司相关业务口领导审核确定过的。

对方依据你提供的企业资料，形成采访提纲后，你也必须及时拿过来，第一时间汇报给领导，让领导做决策。但送领导之前，你必须认真看过，深入分析过，针对相关内容形成自己有针对性的看法和意见。

切忌不过脑子就去跟汇报，领导一问三不知，下场一般都很惨。别把领导看得很高，对方只是在管理和用人上有过人之处，专业领域不一定比你强，这是客气的说法。

领导拍板之后，后续工作可以同期推进。

03

我们常说，开门七件事，柴米油盐酱醋茶。接待也一样，你只要把控好吃住行，基本就没有什么大问题了。

一旦你拨通对接人的电话，这一场接待就开始了。在整个接待过程中，你一定要记住，该花的钱一定要花到位，不要总想着替公司省钱。道理大家都明白，大钱都花了，最后为了一点小钱惹了对方不开心，就前功尽弃了。

我再说一遍，不要总想着为公司省钱。你费劲心思是省了点钱，但明面上别人看不到，可一旦出了错别人会放大一千、一万倍来看待这个事情。

我们回到话题上，吃住行吃住行，国人重吃远超其他，所以放在最前面。接着是住，然后是行。

但在接待中，顺序却是倒过来的，行住吃，将行放在前面。原因很简单，你到一个陌生的城市去出差，你首先想到的肯定是怎么去，然后是住在哪里，一切安排妥当之后，最后才是吃。

我们先说行。你首先要弄清楚对方什么人来，多少人来，怎么来，甚至可以委婉地问对方车旅费谁承担。只有弄清楚了，你才能提前安排接站，什么车接，什么领导接？

在此之前，你还要考虑到很多细节问题，比如对方行李较多，你要多安排两个人人帮忙拿行李；车子尽量停在客人方便的地方，你总不能让客人拎着行李走一两公里去坐车。总之，细节尽量考虑全，接待于细节处见功夫。

我们再说住。住在哪里很关键，你从客人的角度想啊，出差是个多么苦逼的差事，晚上不能美美地睡上一觉，第二天你想让我有好脸色看你才叫见鬼了。

在接到客人之后，你要第一时间问对方，是去去酒店，还是直接去采访现场？一般情况下，客人会先回到酒店修整一下，尤其是如果来人中有节目主持人，他们更会先去酒店，毕竟主持人不会以素颜直接出现在采访现场。

还有一点，就是在酒店前台办理入住的时候，前面别当着客人的面询问价格，即便他们是你们单位的协议酒店。你可以告诉前台服务员，先帮客人办理入住，回头你再来缴费。这样可以避免客人根据价格猜测，先入为主，觉得酒店档次不高而影响心情。

我们再说吃。不管第一天有没有开工，晚上都要安排一场隆重的晚宴为客人接风。酒店提前预定，烟酒提前安排，陪客领导提前预约，该准备的红包提前备好。一切准备好之后，剩下的就是现场随机应变和拼酒量了。

你心里要明白，在这种场合吃饭那不叫吃饭，那叫装，往死里装。你来我往，说些毫无营养的场面话，彼此心知肚明但又装着很受用，谁也不会戳穿谁。这种场合，你始终要注意自己的吃相，难处理的不吃，坚决不能吃出饕餮的姿容来。

这种场合饮酒是少不了的，自认为酒量还行的，可以稳扎稳打，步步为营；酒量有自知之明的，抓紧时间想办法，白的矿泉水，红的可乐，对号入座，悄悄滴把事办了。宁可怂一点被领导点名，也不要上蹿下跳、充当出头鸟。

对于喝酒，有个同事说，三杯酒之前那都还是人，三杯之后还是不是人就不知道了。三杯酒下肚，渐渐有人开始称兄道弟、攀姐认妹，酒杯不离手，段子不离口，两杯啤酒的量硬是喝出三斤白酒的气势来。

于是，有人时不时地穿梭洗手间，有人开始频繁玩手机。如果客人不尽兴，可能还要来个酒后助兴节目啥的，有人喜欢嗨歌，有人喜欢桑拿，不一而足。不要有丝毫不耐烦，尽量让客人开心。

对方开心了，你第二天的工作也就顺了。接下来，你只要陪着他们，做好协调工作就可以了，只要前期做好方案，基本不会出现大的岔子。

04

忙忙碌碌的时间终于结束了，客人也如期送走了。

最后一步你要做的，也是最重要的事情——报销。车费、餐费、住宿费、随手礼以及各种各样的开销发票，分门别类，统计报销。千万别拖拉，因为里面很多是你自己垫付的。一旦出了差错，自己不但出力出汗还得亏钱。养家的人，挣钱不容易，惜金惜财。

为了避免此种情况，笔者给出三点建议：

一、预估开销过大，可以先从单位财务预支一笔资金。记住，能不自己垫付就不要垫付，毕竟这年头地主家也没有余粮，别把自己搞得捉襟见肘、焦头烂额。

二、好记性不如烂笔头，提前为自己准备个小本本，按时间记录各种开销名目。尤其在接待中各种忙乱的状态，花销一笔开票一笔。不然事后大脑一当机，什么都想不起来，捉急的还是自己。

三、将单位开票信息收藏在手机里，以备随时使用。每个单位都有一套自己的报销流程与游戏规则。除非迫不得已，绝不做无票开销，宁选贵的不选无票，否则说不清楚吃亏的还是自己。

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